Peut-on faire circuler les dossiers de promotion par courriel ?
Avec le temps, les pratiques concernant les assemblées délibérantes ont tendance à se transformer et à s'amalgamer avec l'usage du courrier électronique.
Or ce passage n'est pas aussi simple et gagnant qu'il y paraît d'abord.
Car les dossiers de renouvellement et de promotion contiennent des informations nominatives. Ces dossiers doivent être traités exactement comme le sont les dossiers de candidature de professeurs lors des procédures d’embauche.
Extrait de clause CP 1.02 de la convention collective
(...) Les originaux de tous les dossiers de candidature sont conservés au secrétariat du département. Les dossiers de candidature, à l'exception de ceux des candidats qui ont explicitement demandé par écrit que leur dossier ne soit pas porté à la connaissance des professeurs membres de l'assemblée, sauf s'ils sont retenus sur la liste restreinte par le comité, peuvent être consultés par les professeurs membres de l'assemblée sur place ou dans un local prévu à cet effet. Le cas échéant, une copie du dossier est mise à la disposition de tout professeur membre de l'assemblée. Cette copie est retournée au secrétariat après consultation.
Le directeur s'assure que les professeurs membres de l'assemblée disposent d'un délai raisonnable dont la date de début est communiquée aux professeurs à l'avance afin qu'ils puissent consulter les dossiers de candidature et transmettre leurs commentaires au comité de sélection avant la constitution de la liste restreinte.
Tous les dossiers, sauf ceux des candidats qui ont demandé par écrit que leurs dossiers ne soient accessibles qu'aux membres du comité de sélection et qui n'ont pas été retenus sur la liste restreinte, continuent à être accessibles aux professeurs membres de l'assemblée après la confection de la liste restreinte et jusqu'au vote de l'assemblée. (...)
La copie originale du dossier doit être donc consultée sur place et conservée au secrétariat du département.
La distribution des dossiers par voie électronique est donc exclue.
L'importance d'un processus délibératif ouvert
Un autre aspect de la question est la participation à une instance délibérative. Dans un échange de courriels, les collègues qui se prononceraient, à tour de rôle et par voie électronique, sur un dossier de promotion ne seraient ni dans une même unité de temps (la durée de la réunion) ni dans une même unité de lieu. Cela entraînerait des décalages entre les réponses et surtout cela priverait les collègues d'échanger directement entre eux. Les échanges de courriels ne sont pas l'équivalent d'une rencontre in præsentia. De façon générale, le SGPUM soutient une collégialité beaucoup plus dynamique et plus ouverte que l'échange par courriel : le processus délibératif doit être inclusif et équitable. En ce sens, la délibération peut-être définie comme "l’examen critique d’un enjeu permettant de peser le pour et le contre d’une décision à prendre". (Institut National de Santé publique, Les Processus délibératifs, octobre 2009).
Dans un tel processus délibératif, « la décision légitime n'est pas la volonté de tous, mais celle qui résulte de la délibération de tous : c'est le processus de formation des volontés qui confère sa légitimité aux résultats, non les volontés déjà formées. » (MANIN, B., 1985 : Volonté générale ou délibération. Esquisse d'une théorie générale de la délibération politique », Le Débat, 33, 1985.)
Un autre risque des votes par courriel ou de la circulation des dossiers par courriel, surtout en regard de questions aussi cruciales que celles qui concernent les dossiers de promotion des collègues, est de dépersonnaliser les rapports entre les collègues. On ne s'exprime pas de la même manière par courriel que dans une réunion où des prises de parole successives sont exercées. L'impossibilité de répondre en direct aux arguments des uns et des autres, d'apporter sur le vif les nuances requises, de poser des questions et de saisir ainsi la pensée d'autrui ; tout cela mène à des obstacles si importants qu'un véritable processus délibératif, au sens précisé ci-dessus, n'est alors plus possible.
Si vous avez connaissance que des dossiers ont circulé électroniquement dans votre département, veuillez en informer votre syndicat à sgpum@umontreal.ca
Continuons collectivement de soutenir de bonnes pratiques délibératives dans les départements et facultés, cela découle autant des intérêts des professeurs que de nos valeurs communes à l'égard du fonctionnement collégial de notre université.